İşletmelerde Pratik Değişim Programı

Toplam Kalite yolculuğuna çıkan endüstriyel işletmeler, yolun başında toplam kalite araçlarını öğrenme ve adapte etme çabalarının arasında bütünlüklü bir çerçeveye ihtiyaç duyduklarını görürler. Tek tek toplam kalite araçları belirli bir yarar sağlamakla birlikte istenen merkezi planlama, kontrol ve koordinasyon beklenen sinerji potansiyelini yaratamazlar. Bunun için ilgili kalite araçlarını birbiri ile uyumlu ve destekleyici bir biçimde, hedeflerle yönetim anlayışına uygun bir şekilde bir çerçeveye, bir sistematiğe oturtmak zorunludur. İşletme ihtiyaçlarına ve kültürüne bağlı olarak farklı çerçeveler söz konusu olabilir. Toplam kalite araçlarını bütünlüklü bir sistem içinde kullanılmasını sağlayan bu tür yapılar şirketlerin toplam kalite knowhow' larını oluşturur. Toplam kalite uygulamaları konusunda önde gelen firmaların bu tür sistematiğe sahip oldukları bilinmektedir.

Bu açıdan EFQM genel kabul gören bir kalite yönetim sistematiğidir. Endüstriyel işletmelerde EFQM yanısıra TPM sistematiğinin de giderek etkin bir şekilde kullanıldığı görülmektedir. Günümüzde popüler bir diğer yaklaşım da 6 sigma metodolojisidir. Tüm bu yaklaşımların uygulama açısından farklı noktalara yoğunlaşabildiklerini, farklı güçlü ve zayıf yönleri olduğunu söylemek mümkündür.

PPORF 20 Anahtar İlişki Şeması

     PPORF

Sanyo'nun geliştirdiği ve TEE (Türk Elektrik Endüstrisi AŞ) Topkapı İşletmesinde de uygulanan PPORF sistematiği bu tür sistematiklerden biridir. PPORF (Practical Program of Revolution in Factories) bir endüstri işletmesinde toplam kalite araçlarını 20 anahtardan oluşan bir çerçeveye oturtmaktadır. Söz konusu 20 anahtarın her biri beş farklı seviyeye sahiptir. Kuruluşun herhangi bir anahtarda belirli bir seviyeye gelebilmesi için sağlaması gereken koşullar bu sistematik içinde detaylı olarak tanımlanmıştır. Şemadan da görülebileceği üzere, büyük dairenin dışında kalan 4 anahtarın içerideki 16 anahtarı destekleyici rolü vardır. Diğer 16 anahtar ana karakter olarak kalite, maliyet ve zaman temalarına yöneliktirler. Ancak bu 16 anahtarda birbirilerini destekleyici ve geliştirici özellikler taşırlar. Böylece, tüm anahtarlar zaman içinde birbirilerini destekleyerek geliştirirler ve üretim kalitesini en üst seviyeye çıkarırlar.

Sistem her anahtarı detaylı olarak açıklamasının yanısıra kuruluşun her anahtar açısından mevcut durumunu nasıl ölçülebileceği, hedeflerin konulması ve daha üst seviyelere ulaşabilmek için nasıl önlemler alınabileceğini de tanımlamaktadır.

Anahtar 1: Temizlik ve düzen
Temizlik ve düzen, kalite sistemlerinin ilk adımlarındandır. PPORF temizlik ve düzenin sağlanmasına yönelik , 5S'e benzer uygulamaları öne çıkarır.

Anahtar 2: Sistemin / Hedef yönetiminin modernleştirilmesi

Daha akılcı bir organizasyon için yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya bir yönetim anlayışının geliştirilmesi gereklidir. Hedeflerle yönetim sistematiğinin oluşturulması bu anahtar kapsamında ele alınır.

Anahtar 3. İyileştirme ekibi faaliyetleri

Sürekli iyileştirme faaliyetleri ve buna ilişkin iyileştirme ekibi çalışmaları bu anahtarın konusudur.

Anahtar 4: Stoğun azaltılması

Mamul, ara mamul, ve diğer stokların azaltılması, bu çabaların sistematik hale getirilmesi faaliyetleri bu anahtar kapsamında ele alınır.

Anahtar 5: Hızlı dönüşüm teknolojisi

Üretimde modeller arası geçiş, ekipman değişimi, vb dönüşümlerin hızlı yapılmasına ilişkin tekniklerin geliştirilmesine yönelik bu anahtar, üretimde esneklik ve verimlilik sağlayıcı bir rol oynamaktadır. Hızlı dönüşüm, değişime derhal adapte olması gereken her üretim sisteminin zorunlu bir unsurudur. Ancak, hızlı dönüşüm sadece üretim ekipmanları için söz konusu değildir. Hızlı dönüşüm, ambar uygulamalarından ofislerdeki çeşitli uygulamalara kadar geniş bir uygulama alanı bulur.

Anahtar 6: Üretim değer analizi (metod iyileştirme)

Bu kapsamda hareketi azaltıcı, insan ve makine verimliliğini artırıcı iyileştirme ve daha iyi yöntemler geliştirme çalışmaları yürütülür. Üretim değer analizi her üretim adımının veya hareketinin işlevini ve ürüne değer katıp katmadığını analiz eder. Ürüne değer katmayan her hareket önlenmesi gereken bir israf olarak görülür. Bu anahtar verimliliği artıran ve maliyetleri azaltan bir araç olarak önümüze çıkar.

Anahtar 7: Sıfır izlemeli üretim

Parçaların, ürünün işlenmesi, beslenmesi, aktarılması, ambalajlanması, vb işlemlerin sürekli olarak manuel destek gerektirmeksizin tamamen otomasyon ile yürütülmesi, sıfır hata ve sıfır izlemeli proses adımlarının oluşturulması genelde prosesi iyileştirici faaliyetlerden biridir. Bu proses adımlarının artırılması hem kaliteyi yükseltir ve hem de öğle arası gibi ölü zamanlarda prosesin kendi başına çalışarak verimlilik artışı sağlamasına imkan verir.

Anahtar 8: Bağlantılı üretim

Tüm prosesler ve operasyonlar arasında tam ve açık bir iletişim, bir sonraki operasyonda bir önceki operasyon çıktılarının tamamının kullanılması (itme yaklaşımı) yada bir sonraki operasyonun ihtiyaç duyduğu kadar üretilmesi (çekme yaklaşımı) ara stokların kalkmasına, verimliliğin artmasına ve kalite problemlerinin azalmasına yol açacaktır.

Anahtar 9: Ekipman bakımı

Koruyucu ve verimli bakım teknikleri (TPM) arızaların oluşmadan önlenmesine olanak sağlayarak hem hataların azalmasına ve hem de arıza kaynaklı üretim aksaklıklarını önler.

Anahtar 10: Zaman kontrolu ve sorumluluk

Bir organizasyon ancak sağlıklı zaman politikaları belirleyip uyguladığı zaman üretimde kalite devrimini tam olarak gerçekleştirebilir. Bu gerçekleştirilmesi en zor anahtarlardan biridir ve politikalar kadar davranışlarla da ilgilidir. Bu anahtar kapsamında çalışanların kurallara uyumu, zaman kullanımına dikkat etmeleri ve motivasyonu kilit önemdedir.

Anahtar 11: Kalite güvence sistemi

Güçlü bir kalite güvence sistemi oluşturmak için 20 anahtar yaklaşımı uygun bir yöntem sunmaktadır. Kalite güvence sistemi, kalite kontrol anlayışından hatasız gerçekleşen işlere veya 'sıfır müşteri şikayeti' sağlanmasından ' bir sonraki işlemin sıfır şikayeti'ne geçme gibi yeni yaklaşımlara açılım sağlamalıdır.

Anahtar 12: Tedarikçilerin geliştirilmesi

Tedarikçilerin geliştirilmesi, işbirliklerinin ve desteklerinin sağlanması kritik bir konudur. Tedarikçi ilişkileri problemli olan bir kuruluşun istenen kalite ve maliyeti sağlaması çok zordur.

Anahtar 13: İsrafın yok edilmesi (Hazine Haritası)

İsrafın ne olduğunun yöneticilerde dahil olmak üzere her kademede iyi anlaşılması, bu konudaki iyileştirme çabalarının ilk adımıdır. İsraf kalite problemlerinin işaretidir. Üretim içi veya dışı her proseste israf önlenmelidir. İsrafın yok edilmesi için kullanılacak 'hazine haritası' yaklaşımı, bu konuda eğitici bir etki sağladığı kadar, nerelerde ne tür israflar olduğunun analizinin yapılmasını sağlar. Bu kapsamda işletme çapında varolan koşullar ve iyileştirme hedeflerini gösteren harita şeklinde bir şema oluşturulur. En yüksek israf alanları altın, daha sonra gümüş ve bakır ile işaretlenerek israfın azaltılmasına yönelik bir hazine avı başlatılır.

Anahtar 14: İyileştirme için çalışanlara yetki verilmesi

İyileştirilmelerin geliştirilmesi ve korunması için çalışanların yetkilendirilmesi önemlidir. İyileştirme köşeleri ve diğer iletişim araçları yetkilendirilmiş çalışanların iyileştirme katkılarının sürekliliği için gereklidir. Çalışanlar öneriler getirerek, projelendirerek ya da fiilen bir öneriyi gerçekleştirerek iyileştirmeye katkı sağlarlar. Çalışanlara gerekli eğitim desteği bu kapsamda verilmelidir.

Anahtar 15: Çok yönlü beceri ve çapraz eğitim

Çalışanların farklı noktalarda görev yapabilmesine olanak veren bir eğitim sistemi geliştirilmeli ve uygulanmalıdır. Böylece hem kuruluş ihtiyaç duyduğunda yetişmiş iş gücüne sahip olacaktır, hem de çalışanlar farklı beceriler kazanarak niteliklerini geliştireceklerdir.

Anahtar 16: Üretim programlama

Üretim programlama, üretim kalitesini takviye edici önemli bir destektir. Planlamanın proseslerde etkin ve doğru kullanımının hem müşteri memnuniyetini ve hem de verimliliği artıran etkisi vardır.

Anahtar 17: Verimlilik kontrolü

Verimlilik artışı için çalışanların desteği şarttır. Bu açıdan onların katkısı almaya açık bir sistematik oluşturulmalı ve hedeflerle iyileştirmeler kontrol edilmelidir.

Anahtar 18: Bilişim sistemlerinin kullanılması

Bilgi teknolojilerinden ve etkin entegre sistemlerden yararlanma verimliliği, iletişimi ve kaliteyi artırıcı sonuçlar verir. MRP/ ERP, CIM, CAD, CAM, fabrika otomasyonu vb kavram ve uygulamalardan işletmenin ihtiyaçlarına ve imkanlarına bağlı olarak değişik seviyelerde yararlanılabilir. Bilgi teknolojilerinden tuzaklara düşmeden yararlanmak günümüzün kaçınılmaz zorunluluklarından biri haline gelmiştir.

Anahtar 19: Enerji ve malzeme korunumu

Bu anahtar kapsamında enerji ve malzemeyi korumak için yeni ve varolan teknolojilerin kullanımı öngörülmektedir. Şirketler daha çevre dostu politikalar izlemeli, daha az malzeme ve enerji tüketen ürünler ve prosesler tasarlamalı ve gerçekleştirmelidir.

Bu anahtarda diğer anahtarlardan farklı olarak, saha veya operasyonel olarak bir değerlendirme yerine kuruluşun tamamının teknoloji uygulamaları ve rekabete göre durumu değerlendirilir. Öncü teknoloji ile aynı alanda rakiplerin kullandığı teknolojiye göre şirketin kullandığı teknolojilerin seviyesi, özgün teknoloji ile ise bir kuruluşta çalışanların işlerini geliştirmeleri sırasında edindikleri beceri, bilgi ve cihazlar kastedilmektedir.

PPORF adından da anlaşılacağı gibi, işletmeye kalite, maliyet ve zaman avantajları yaratmak üzere, davranış değişikliklerini de içeren ciddi bir değişim sistematiğidir. Bu değişim sistematiğinin yönetim tarafından kontrol ve yönlendirme mekanizmaları mevcuttur. Her anahtar için bir 'anahtar lideri' seçilir. Anahtar lideri, söz konusu anahtarla ilgili çalışmaların yönlendirilmesi ve denetlenmesinden sorumludur. Periyodik olarak anahtar liderleri tarafından yapılan değerlendirme ve puanlama sonuçları bir radar diyagramına işlenerek, yönetiminde katıldığı 'PPORF Toplantısı'nda görüşülür. Her saha yöneticisi anahtar liderleri ile birlikte bu toplantıya katılarak, sahalarının 20 anahtar açısından faaliyetlerini, eksiklerini, değerlendirmelerini, önlem ve faaliyet planlarını sunarlar. Kaynak ihtiyaçları bu toplantıda ele alınarak bir karara bağlanır.